Kurs i endringsledelse

Opplegget er utarbeidet av Willy Dertz og Leif Flak ved Kompetansesenter for eforvaltning. I tillegg til disse to er også prosjektleder Terje Borge Olsen og Harald Kjensli fra KS forelesere. Datoer og steder for kurs er sendt ut til gjeldende kommuner. Vedlagt er Veileder for eGevinst samt 3 tilhørende vedlegg om interessentanalyse, målanalyse og kommunikasjonsplan.

På seminaret vil de overordnede målsetningene med prosjektet bli presentert, og prosjekteiere og –deltakere skal få en felles forståelse for ønskede og mulige effekter innenfor intern effektivisering og bedre tilbud til publikum i egen kommune. ”Kommunale tjenester på nett” ønsker å bistå deltaker­kommunene med å ta i bruk hjelpemidler for å lage egne organisasjons­utviklings­prosjekter i forbindelse med gjennomføring i egen organisasjon. Derfor vil vi også presentere en metode for gevinstrealisering (eGevinst) som kan benyttes i forbindelse med gjennomføring av endringsprosesser i organisasjonen. De kommunene som har gjort prosessmodellering, kan avslutte dag-1 tidligere slik at de ikke er med på prosessmodelleringen.

For prosjektmedlemmene vil seminaret gi en anledning til å drøfte problemstillingene beskrevet ovenfor med ledelsen og prosjekteier. I tillegg skal kurset gi tilstrekkelig grunnlag for å ta i bruk, eventuelt også tilpasse metoden, i egen organisasjon. Opplæringen i prosessmodellering og gjennomføring av egne prosessmodeller og kost/nytte beregninger er en integrert del av dette kurset.

Målgruppe:

Lederseminaret er rettet mot kommunens ledelse og ansvarlige for endringsprosjekter tilsvarende ”Kommunale tjenester på nett” i virksomhetene, dvs. bruk av IKT til omstilling og effektivisering internt og i forhold til publikum. Hele kurset er rettet mot de personene som blir ansvarlig for å gjennomføre prosjekter og dermed ansvarlig for et godt prosjektresultat og at ønskede effekter blir oppnådd i en driftssituasjon.

Agenda for lederseminar (dag-1)

* 09:00 Velkommen, innledning
* 09:05-09:45 Om Høykom-prosjektet ”Kommunale tjenester på nett”, strategiplanen eKommune2009 og Stortingsmeldingen nr. 17 ”Eit informasjonssamfunn for alle”.
* 09:45-10:00 Om kommunenes eget prosjekt i ”Kommunal tjenester på nett”
* PAUSE
* 10.15-10:45: Gevinstrealisering sett i et organisasjonsutviklingsperspektiv
• Muligheter som følge av teknologi
• Forholdet prosjekt – linje
• Brukerengasjement og eierskap
• Roller og funksjoner
* 10:45-11:15 Hovedpunktene i eGevinst – presentasjon av metode og verktøy
Endring/omstilling, gevinstrealisering og kommunale styringssystemer
* 11:15-12:00 Sammenheng mellom kommunenes eksisterende planer, strategier og organisering og denne tilnærmingen til gevinstrealisering.
Drøft prosjektet i lys av:
• Interessenter
• Mål
• Effekt/gevinst
• Dagens strategier og planverk (styringssystemer)
* 12.00-12.30: LUNSJ

Agenda for seminar endringsledelse/gevinstrealisering (dag-1 forts)

* 12:30-13:15: Gjennomgang av eGevinst 2007
Gjennomgang av metode og verktøy for gevinstrealisering, med gjennomgående eksempel
* 13:15-13:30 Kommunenes eget prosjekt presenteres.
Prosessmodell ”as-is”. Funksjonalitet, ønsket effekt, målsetning, endringsbehov.
* PAUSE
* 13:45-14:30 Interessentanalyse
Introduksjon og gruppearbeid
* PAUSE
* 14:45-15:45 Målanalyse – del1
Gruppearbeid.
* 15:45-16:00 Oppsummering dag-1

Agenda for seminar endringsledelse/gevinstrealisering (dag-2)

* 09:00-09:30 Om prosessmodellering og målanalyse
* 09:30-10:15 Presentasjon av gruppearbeid fra dag-1
* PAUSE
* 10:30-11:45 Målhierarki, indikatorvalg, målinger
• Kort introduksjon til tema
• Gruppearbeid målanalyse del-2
* 11:45-12:15 LUNSJ
* 12:15-12:45 Behovet for informasjon, kommunikasjon og involvering
• Hva er viktig i de ulike fasene av prosjektet.
• ”Hva skal til for at …”
* 12:45-13:15 Oppfølgning og realisering
• Sammenheng mellom mål, interessenter, info-/kommunikasjon.
• Ansvar for resultater (gevinstrealiseringen)
* PAUSE
* 13:30-14:45 Gruppearbeid,
inkl. kort beinstrekk og presentasjon.
* 14:45-15:15 Oppfølgingssystemer
• Organisering av organisasjonsutvikling og gevinstrealisering i egen kommune:
• Ideer, forslag (tidl erfaringer fra deltakerne)
• Drøfting/diskusjon
* 15:15-15:30 Oppsummering, tilbakemeldinger, avslutning