Bli medlem
Glemt passord?
Artikkel, sist endret 14.01.11 11:43

10 eKommune 2012: Arkivering og saksbehandling

Del |

Forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Både arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven stiller krav til offentlige organer når det gjelder arkiv. Arkiv består av dokumenter på et medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Arkivloven og forskriftene gjelder for alle typer arkiv og stiller krav til oppbevaring, håndtering og tilgjengeliggjøring. Dette gjelder også informasjon og dokumentasjon som håndteres i sak-/arkivsystem og fagsystem. Kommuner og fylkeskommuner må ha tilgang til digitalt depot som sikrer tilgang til dokumentene over tid.

 

KS Faggruppe for dokumenthåndtering og arkiv

KS har etablert en egen faggruppe for dokumenthåntering og arkiv. Faggruppen er i utgangspunktet rådgivende organ for KS, og skal bl.a. bidra til å realisere mål i eKommune 2012 knyttet til saksbehandling og arkivering, integrasjon, åpne standarder, samt personvern og informasjonssikkerhet. Faggruppen skal ivareta interesser og behov knyttet til bestemmelser i lov og forskrift som regulerer dokumenthåndteringen i kommunesektoren og være høringsinstans for KS i tilsvarende saker. Faggruppen skal i tillegg bidra til kompetanseheving og erfaringsutveksling og sette viktige spørsmål innenfor sitt fagområde på dagsorden.

 

Elektronisk arkiv er en av forutsetningene for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosesser. Elektroniske saksbehandlingsløsninger som sikrer overføring av data mellom portaler, databaser, sak-/arkivsystemer og fagsystemer for de viktigste løsningene, krever at det utvikles standarder for dette, både organisatorisk, semantisk og teknologisk.

Riksarkivaren har utformet en ny versjon av Noark-standarden[1], Noark 5, basert på erfaringene med Noark 4 og endringene i saksbehandling og arkivdanning.

 

MÅL

  • Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser.
  • Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi.
  • Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer.
  • Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha etablert en løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på Internett, med unntak av informasjon som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller er unntatt fra offentlighet.

 

TILTAK

  • KS vil arbeide for at det blir utviklet en åpen Noark 5 Kjerne som offentlig felleskomponent for arkivsystem og fagsystem.
  • KS vil arbeide for at det blir gjennomført et prosjekt som arbeider med informasjonsforvaltning i samhandlingstjenester mellom flere forvaltningsnivå.
  • KS vil utarbeide og forvalte standarder for integrasjon mellom datafangstsystemer, sak-/arkivsystemer og fagsystemer.
  • KS vil utarbeide en veileder for håndtering av henvendelser i henhold til arkivlovverket, herunder elektroniske skjema.

 

[1]           http://www.arkivverket.no/ (Noark)

© KS - kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon Alt innhold er beskyttet under lov om opphavsrett. Ved bruk av materiale skal kilde oppgis. Internettredaktør: Line Richardsen