3 Etablering av skjermdialoger i en kommune
- Skjemahåndbok tjenester på nett
- 1 Forord
- 2 Innledning
- 3 Etablering av skjermdialoger i en kommune
- 4 Elektroniske skjema
- 5 Integrasjon av IT-systemer for elektronisk samhandling
- 6 Status og eksempler
- 7 Sikkerhetskrav
- 8 Tjenestemessige relasjoner til regelverket
- 9 Offentlige felleskomponenter og portaler
- 10 Kravspesifikasjon for skjermdialoger
- 11 Referanser
- 12 Appendix: Motivasjon for Resultat XML
- 13 Mandat for skjemaer og integrerte tjenester
- 14 Appendix: Oversikt over tilgjengelige skjema og prioritering av skjema fra ulike kommuner.
- 15 Appendix: Elektroniske skjema og Lovhjemler ihht Personregisterloven – et utvalg skjema
Innføring av elektroniske skjema i en kommune omfatter mange faser og involverer hele organisasjonen. Gjennomføring av et vellykket innføringsprosjekt avhenger av god forankring av prosjektet i kommunens toppledelse, men også hele organisasjonen - spesielt virksomhetsledere.
En viktig motivasjon er at man tidlig i innføringen av skjema ser gevinster - både økt servicegrad for brukerne og innspart tid for akriv og saksbehandlere. En kost/ nytte analyse som resulterer i en gevinstplan bør lages tidlig i prosjektet og forankres i ledelse og organisasjon.
Innføringen bør ledes av en dedikert prosjektleder. Funksjoner som sterkt må involveres er arkivleder, IKT-ansvarlig, Webansvarlig og en skjemaansvarlig/alternativt tjenesteansvarlig.
Både fagenhetene med sine saksbehandlere og konsulentene på servicetorget må involveres for å få tilstrekkelig kunnskap om elektroniske tjenester og være med på en prosess for endring av arbeidsrutiner og skjemaflyt.
Det er viktig å ha god dialog med skjemaleverandør og leverandører for fagsystem og sak/arkiv for å sikre kvalitet på skjema og eventuelle integrasjoner.
Det Døgnåpne Østfold og Halden kommune har laget en trinn for trinn veileder for etablering av elektroniske tjenester i en kommune. I veiledningen skisseres følgende hovedtrinn:
- Etablering og forankring av prosjektet
- Gevinstestimering og plan for realisering av gevinster
- Informasjon
- Valg av teknisk løsning
- Vurdere integrasjoner og skjemaflyt
- Valg av hovedansvarlig for tjenesten
- Tilrettelegge tjenestebeskrivelser og portal
- Prosessmodellering av tjenestene og justering av rutiner
- Kompetanse
- Publisering av skjema
- Gevinstrealisering
Kommunene i Det Døgnåpne Østfold har laget et skjema for dokumentasjon av internkontroll og ansvar for elektroniske skjema og tjenester.
- Internkontroll og vedlikehold tjenester og skjema - med serviceleveranser[1]
- Internkontroll vedlikehold av skjema og tjenester - standard[2]
KS prosjektet Tjenester på nett sentralt arbeider med en trinn for trinn veileder for innføring av elektroniske skjema som vil ivareta alle aspekt ved innføringen. Veilederen vil publiseres på KS IKT forum.
[1] http://www.smaalensveven.no/getfile.aspx/document/epcx_id/33317/epdd_id/5330
[2] http://www.smaalensveven.no/getfile.aspx/document/epcx_id/33317/epdd_id/5331