6 Status og eksempler

6 Status og eksempler

6.1 Eksempel: Skjermdialog til sak-/arkivsystem

6.2 Eksempel: Skjermdialog til fagsystem

6.2.1 Fagsystem på åpen sone

6.2.2 Fagsystem på lukket sone

6.3 Eksempel: Mellom sak-/arkivsystem og fagsystem

6.3.1 Fagsystem på åpen sone

6.3.2 Fagsystem på lukket sone

6.4 Eksempel: Skjermdialog og støttesystemer (kart)

6.5 Eksempel: Byggesøknader til sak-/arkivsystem

6.6 Eksempel: Utvikling og bruk av Resultat XML og mellomvare

6.1 Eksempel: Skjermdialog til sak-/arkivsystem

Flertallet skjermdialoger som i dag finnes, og som kan tas i bruk med de sikkerhetsmekanismene som finnes, er aktuelle for integrasjon i kommunens sak-/arkivsystem. Det er med andre ord denne integrasjonen som omfatter det største volumet, og hvor det sannsynligvis er størst gevinst å hente ut i form av tidsbesparelse.

Pr 2008 finnes det fire "store" sak-/arkivleverandører i Norge:

- EDB Sak og Arkiv fra EDB Business Partner

- Public 360 fra Software Innovation

- WebSak fra Acos

- ePhorte fra Ergo

Aktuelle leverandører oppgir i spørreundersøkelse gjennomført høsten 2007 at integrasjon er på plass mellom ovennevnte sak-/arkivsystem og følgende skjermdialogleverandører:

- Sem og Stenersen Prokom

- More / Kommuneforlaget

- Acos

EDB Sak og Arkiv fra EDB Business Partner har i tillegg etablert integrasjon mot Kantegas skjermdialoger.

6.2 Eksempel: Skjermdialog til fagsystem

I prinsippet gjelder de samme problemstillingene rundt integrasjon både for åpen og lukket sone, men det ligger utfordringer knyttet til sikkerhetsløsninger og journalføring.

6.2.1 Fagsystem på åpen sone

I denne sammenhengen omfatter fagsystem på åpen sone i utgangspunktet kulturskolesystem og oppvekstsystemer (barnehage og skole).

Pr 2008 kjenner prosjektet kun til Visma kulturskole som kulturskolesystem. På dette området har Sem og Stenersen Prokom og More / Kommuneforlaget ferdig integrasjon.

På oppvekstområdet leverer Visma, Oppad, Nexima og IST systemer. Visma, IST og Oppad kan integrere skjermdialoger fra følgende skjermdialogleverandører:

- Sem og Stenersen Prokom

- More / Kommuneforlaget

- Acos

Det gjøres oppmerksom på at IST i utgangspunktet er laget for eget informasjonsinnsamling gjennom eget skjema, men løsningen kan tilpasses til skjermdialogene fra leverandørene nevnt over.

Sem og Stenersen Prokoms skjema kan i tillegg integreres mot Neximas oppvekstssystem.

6.2.2 Fagsystem på lukket sone

Pr høsten 2007 finnes det ingen eksisterende integrasjoner mellom skjermdialoger og fagsystem på lukket sone. I denne forbindelse så fokuseres det på sosialsystem og pleie- og omsorgssystem på lukket sone; det er på disse områdene det finnes ferdige skjermdialoger.

Felles for systemene som lagres på lukket sone er at de inneholder data sensitive etter personopplysningsloven, og skjermdialogene knyttet til disse systemene gjør i stor grad det samme. Det er derfor ekstra viktig med sikker transport av opplysningene.

Visma, Acos og TietoEnator, som er leverandører av sosialsystem og pleie- og omsorgssystem som prosjektet har hatt kontakt med, jobber med løsninger for integrasjon fra skjermdialoger til fagsystem på sikker sone. Det jobbes med flere ulike løsninger; bla basert på transport av data via Helsenett og PKI-løsning via BankID. Resultatet fra dette arbeidet vil med stor sannsynelighet å foreligge i løpet av 2008.

6.3 Eksempel: Mellom sak-/arkivsystem og fagsystem

I mange land arbeides det med løsninger for integrasjon mellom "front office" og "back office", dvs. mellom portalløsninger, sak/arkiv-systemer og fagsystemer. Slik integrasjon er nødvendig for å kunne tilby elektroniske selvbetjeningsløsninger for publikum og næringsliv og effektivisere offentlig saksbehandling og tjenesteyting. Utarbeidelse, publisering og overgang til drift av nasjonale standarder basert på WEB-services og XML for meldingsutveksling har vært mandat for "KS Integrasjonsprosjektet"[1]. Prosjektet har tatt på seg rollen som koordinator og utviklingsagent og samarbeidet med m.a. Riksarkivet. Alle de NOARK-sertifiserte leverandørene har støttet prosjektet og deltatt aktivt i utviklingen av integrasjonskravene og implementering i egne produkter.

Alt som er gjenstand for saksbehandling og som har dokumentasjonsverdi skal etter arkivforskriften journalføres og oppbevares i datasystem godkjent etter Noark-standarden, dvs organisasjonens sak-/arkivsystem. Dette innebærer at de løsningene hvor skjermdialogene der opplysningene kun importeres til fagsystem ikke oppfyller kravene i arkivloven.

Noark-standarden er en norsk standard for arkivsystem, som riksarkivet forvalter. Noark 5-standarden åpner for at fagsystem også kan oppfylle Noark-kravene gjennom Noark-kjernen, som er ett nytt begrep som lanseres i Noark 5. Dette innebærer at dersom fagsystemene er godkjente etter Noark-standarden så er integrasjon mellom fagsystem og sak-/arkivsystem unødvendig. Integrasjon mellom fagsystem og sak-/arkivsystem er bare aktuelt så lenge fagsystemene ikke oppfyller kravene i Noark-standarden.

Noark 5 er fremdeles under utarbeidelse, og det er uvisst når den er ferdig. Fordi Noark 5 stadig utsettes, så kan det være nødvendig å jobbe med integrasjoner mellom fagsystem og sak-/arkivsystem for å ha et fungerende samspill mellom de to typen system.

Med integrasjon mellom fagsystem og sak-/arkivsystem så vil det være mulig å hente frem en samlet saksoversikt for kommunen innen et bestemt område ved å søke i sak-/arkivsystemet. Alle arkivverdige dokumenter fra alle kommunens arkivdannende fagsystem finnes da også i sak-/arkivsystemet. Dette betyr at dersom man søker på ett barn i sak-/arkivsystemet så vil man med ett søk finne alle saker om dette barnet fra helsestasjonen, skolen, barnevern, PPT m.m., men selvsagt kun om man har rettigheter til å se alle disse sakene.

Med en løsning der alle fagsystemene i seg selv oppfyller Noark-standarden så ligger opplysningene kun lagret i hvert sitt fagsystem. Det bør ved valg av denne løsningen vurderes en søkefunksjon som kan søke i alle fagsystemene samtidig, på lik linje med løsningen skissert i avsnittet over.

6.3.1 Fagsystem på åpen sone

I dagens marked finnes det løsning for integrasjon mellom oppvekstsystemet Extens fra IST og de fire vanligste sak-/arkivleverandørene. De to andre oppvekstsystemleverandørene, Oppad og Visma har pågående prosjekt for det samme. Integrasjon mellom Oppad og EDB Sak og Arkiv er en del av Asker-piloten, se eget punkt.

Mellom kulturskolesystem og sak-/arkivsystemene finnes det ingen integrasjon, og prosjektet kjenner heller ikke til pågående prosess for dette.

6.3.2 Fagsystem på lukket sone

Det finnes i dag ingen integrasjoner mellom noen sak-/arkivsystem og fagsystem på lukket sone.

Sosialsystemet Velferd og pleie- og omsorgssystemet CosDoc fra Acos oppfyller i følge leverandøren kravene i Noark-standarden, men dette er ikke en løsning som er godkjent før Noark 5 er vedtatt.

Leverandørene mener selv at det ikke er større utfordringer knyttet til integrasjon mellom fagsystem på lukket sone og sak-/arkivsystem enn fagsystem på åpen sone og sak-/arkivsystem. Leverandørene av sosial- samt pleie- og omsorgssystem har i løpet av prosjektet vist stor vilje til å komme frem til løsninger for dette, og med et fortsatt trykk fra kommunene burde dette kunne gå å få i havn. Det er dog viktig å huske at en slik integrasjon betinger at sak-/arkivsystemet ligger på lukket sone.

6.4 Eksempel: Skjermdialog og støttesystemer (kart)

I noen tilfeller ønsker man å integrere mot systemer som ikke verken er sak-/arkivsystemer eller fagsystemer. Eksempler på slike systemer kan være interne eller eksterne registre (abonnementstegisteret i Komtek, Enhetsregisteret m.fl.) eller ulike kartløsninger.

Gruppen har jobbet mot Foreningen GEOLOK for å få tilbakemeldinger iftl GEOLOK-standarden. Forvaltning av denne standarden vil bli lagt til kartverket ved en ny versjon i løpet av 2008.

GEOLOK-standarden versjon 2 inneholder en del mangler som da vil bli rettet opp. Det er viktig i videre standardiseringsarbeid at standarder følges og at kravspesifiseringer legger føringer på leverandører om at GEOLOK-standarden skal følges.

Eksempler på anvendelse kan være Gravemelding, Kratforretning, Melding om tiltak m.fl.

Denne typen integrasjon finner vi beskrevet og benyttet i f.eks.
Poweroint digital plandialog

Kartportal for 12 kommunesamarbeidet i Vestfold

6.5 Eksempel: Byggesøknader til sak-/arkivsystem

ByggSøk er tenkt som en løsning både for profesjonelle byggefirmaer som søker om byggetillatelser, og for privat personer som søker om tillatelse til enkle tiltak. Løsningen har en skjermdialogløsning og en sentral databaseløsning som baserer seg på en proprietær integrasjon.

Flere kommuner har sett behov for supplerende skjermdialoger for tillatelse til enkle tiltak som supplement til ByggSøk, da ByggSøk kan oppleves tungt for privatpersoner. ByggSøk innholder heller ikke løsning for søknad om forhåndskonferanse m.m.

Skjemaleverandøren Sem og Stenersen sammen med sak/arkivsystemet EDB sak og arkiv arbeider med integrasjon av flere relevante skjema. Disse skjemaene vil bli integrert etter samme grensesnitt som Byggsøk:

- Kartforretning

- Melding om tiltak

- Forhåndskonferanse.

Pilot forventes å være klar i løpet av våren 2008.

6.6 Eksempel: Utvikling og bruk av Resultat XML og mellomvare

Et av de viktigste områdene for standardisering gjelder grensesnitt for integrasjon mellom ulike IKT-løsninger ved bruk av gjenbruk av modeller av Resultat XML. En må være varsom så en ikke standardiserer på et nivå som gir uønskede effekter. Kommunene bør enten velger at sine systemer skal følge anbefalt bruk av Resultat XML eller at leverandører av disse systemene må kunne tilby å transformere til og fra anbefalt bruk av Resultat XML.

Når kommuner skal integrere flere systemer og spesielt når data som sendes og mottas:

- må endre XML struktur eller transformeres til/fra flatfil

- splittes eller flettes med andre data før videre behandling

- har regler knyttet til seg for hvordan de skal behandles avhengig av avsender/ mottaker eller at regler er knyttet til verdier i selve data.

Mellomvaresystemer etableres for å lage limet mellom systemene og for å kunne håndtere: regler og transformasjon av data, prosess-sammenhenger på tvers av systemer, overvåking av prosesser og datafly mellom systemer.

Pilotprosjekt i Asker og Bærum

Disse grensesnittene ønsker KS å utvikle i samarbeid med pilotkommuner og leverandører av løsninger som omfatter et utvalg tjenester. KS har etablert et prosjekt for utvikling av standardisert grensesnitt mellom skjemaløsninger, fagsystemer og arkivsystemer i kommunene, herunder metodikk for å standardisere flere tjenester enn prosjektet omfatter. Det er forutsatt betydelig egeninnsats, men det er allikevel behov for tilskudd for å få gjennomført prosjektet. Prosjektet har fått støtte og ble startet september 2007. Formell prosjektleder er Line Richardsen fra KS.

Resultat fra prosjektet er blant annet Resultat XML som skal kunne brukes mellom skjemaløsning, fagsystem og arkiv for utveksling av barnehagedata, SFO innmelding til 1. klasse. Se eget appendix om Resultat XML. Det er også opprettet et eget diskusjonsforum på

Arbeidsrom for resultat-XML

Forslag til mal for utvikling av Resultat-XML er en modell bygd etter følgende prinsipp.

- Hoveddel av XML modellen beskriver de data som må utveksles for at en type integrasjon skal kunne realiseres. Hoveddelen importerer og benytter tre sub-deler som er:

o Grunndatamodell fra SERES

o Arkivdatamodell basert på Noark

[1] http://www.hoykom.no/Hoykom/hoykom_prosjekter_ny.nsf/WebAlle3/21B9D96311908DBBC1256F4A002E434A