Artikkel, sist endret 01.02.10 11:12
Alle kommuner bør ha postjournal på nett
Skrevet av Kristin Tveitnes
Kommuner og fylkeskommuner er ikke pålagt å gjøre sine elektroniske postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett, men KS har likevel et mål om at kommunene skal gjøre dette. I mange kommuner har offentliggjøring vært praksis i en årrekke.
Fagbladet Journalisten skriver i dag at Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartmentet (FAD) planlegger lansering av den nye Offentlig elektronisk postjournal (OEP) for statlige virksomheter i februar.
Innsyn i saksbehandlingen bidrar til å øke innbyggernes engasjement for lokaldemokratiet, og gir dessuten mulighet til å kontrollere og påvirke kommunens virksomhet. I strategi- og handlingsplanen eKommune 2012 er det satt som mål at kommuner og fylkeskommuner skal ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser i løpet av 2009.
KS har ingen eksakt oversikt over hvor mange kommuner som faktisk har gjort dette, men en kartlegging av IKT-bruken i norske kommuner som ble gjennomført våren 2009, viste at 72 prosent av kommunene har etablert løsning for tilgjengeliggjøring av inngående og utgående korrespondanse på internett.
KS anbefaler elektroniske postjournaler
- Alle kommuner bør ha en tilgjengelig, elektronisk postjournal. Dette er svært viktig i forhold til meroffentlighetsprinsippet og dermed for lokaldemokratiet. KS anbefaler derfor alle kommuner som ikke allerede publiserer postlistene på nett, å få dette på plass i løpet av 2010, sier Sigrun Vågeng i en uttalelse til Journalisten.
Det er viktig at kommuner og fylkeskommuner legger til rette for deltakelse og påvirkning gjennom kanaler som e-post, blogg, wiki, chat, SMS, Facebook, LinkedIn og Twitter. Det betyr at kommunene bør etablere rutiner for registrering og journalføring av henvendelser via disse mediene.
KS har nylig etablert en faggruppe for arkivering og dokumentasjon innenfor KS IKT-forum. Det kunne være en naturlig oppgave for denne faggruppen å se på mulighetene og behovet for å lage en veileder for håndtering av ulike typer henvendelser.
Lillesand – en foregangskommune
Lillesand kommune mottok i 2008 pris fra Norsk Presseforbund sitt offentlighetsutvalg for kommunens praksis når det gjelder åpenhet og tilgang på offentlig informasjon. På kommunens nettsider går det klart fram at Lillesand kommune skal være en åpen kommune. I tillegg til oversikt over post til og fra kommunen dag for dag, er dokumenter som ikke er unntatt offentlighet også tilgjengelig for nedlasting.