Ny dansk "eKommune-strategi"

KS skal skrive etterfølgeren til eKommunestrategien 2012 til neste år, derfor er arbeidet danske KL gjør spesielt spennende. Danskene har kommet langt når det gjelder samordning på IKT-området. Målsettingen med den danske digitaliseringsstrategien er å samle kommunene om en rekke felles initiativer og vise hvordan både kommunene og innbyggerne skal få økt nytte av investeringene som gjøres på IKT-området. Strategien foreligger foreløpig som høringsversjon og skal etter planen vedtas i løpet av høsten.

Digitaliseringsstrategien bygger på to strategiske målsettinger. For det første skal den skape økonomisk handlingsrom for kommunene gjennom effektivisering. For det andre skal den udvikle en attraktiv kommunal sektor. De to strategiske målene er formulert som følger:

1. «Digitalisering af den kommunale sektor vil bidrage til at effektivisere den kommunale opgavevaretagelse med 2 mia. kr. om året i 2015 og fremefter.» 
   
2. «Den kommunale sektor vil udvikle det kommunale serviceudbud digitalt så borgere og virksomheder har let adgang til offentlig service af høj kvalitet. I 2015 er digitaliseringen rykket ud til alle kommunale kerneopgaver, børnepasning, ældrepleje, skoler etc.»

Digitaliseringsstrategien består av tre sammenhengende deler:

• En tverrgående strategi
• Fire fagområdestrategier
• En samlet handlings- og investeringsplan.
  
  

Den tverrgående strategien

Den tverrgående strategien inneholder generelle målsettinger for kommunenes digitalisering. I tillegg inneholder den en rekke innsatsområder som er uavhengig av fagområder. De tverrgående innsatsområdene er:

• Digital ledelse
• Konkurranse i IT-markedet
• Digital borgerbetjening (innbyggerservice)

Digital ledelse

Digital ledelse som innsatsområde handler særlig om å bringe IT-investeringer og digitalisering høyere opp på den strategiske dagsorden, både politisk og administrativt. Som i Norge dreier det seg i mange kommuner om å endre grunnleggende tradisjoner og rutiner i organisasjonen. Strategien peker særlig på at ledelsen i kommunene i større grad må vurdere standardiserte løsninger og arbeidsprosesser i samarbeid med andre kommuner. Det pekes også på at ledelsen i større grad må ta stilling til hvordan de økonomiske gevinstene ved digitalisering skal realiseres og dokumenteres. Det gjelder både i forhold til interne tjenester og i forhold til innbyggerservice.
Strategien anbefaler at IT-investeringer gis høy økonomisk prioritet til tross for stramme økonomiske rammer i kommunene. Hvis det ikke investeres, blir det heller ikke noen gevinster at hente. Det understrekes at det er et politisk ansvar å prioritere ressurser til digital utvikling.

Konkurranse i IT-markedet

Det tverrgående innsatsområdet om et konkurransepreget kommunalt IT-marked handler bl.a. om arkitekturkrav til leverandørene og koordinert innsats når det gjelder anbud. Det anbefales bl.a. at kommunene koordinerer sine interesser overfor leverandørene ved å stille felles krav og utlyse felles anbud. Et viktig element i dette er at KL etter salget av KMD (Kommunedata) har etablert et nytt selskap, KOMBIT, som bl.a. skal bidra til etablering av rammeavtaler og bistå kommunene i etablering av nye og bedre IT-løsninger. Som i Norge er en av hovedutfordringene for danske kommuner at mange av IT-systemene har en utpreget silo-oppbygging som bare løser enkeltoppgaver og hvor data som regel er låst til systemet. Strategien anbefaler at kommunene standardiserer både plattform og anvendelser på en slik måte at systemene henger sammen og slik at enkeltkomponenter kan gjenbrukes. Et virkemiddel for å oppnå dette er utvikling av felles kommunale arkitekturkrav. Dette omfatter bl.a. krav til løsningsarkitektur, løsningslandskap, servicekatalog, infrastruktur og felles standarder. KL tar sikte på å nedsette et arkitekturråd som skal fastlegge felles anbefalinger og arkitekturkrav og sammen med KOMBIT understøtte arkitekturkompetansen i kommunene.

Digital borgerbetjening (innbyggerservice)

Innsatsområdet knyttet til digital borgerbetjening tar utgangspunkt i en visjon om at kommunikasjon med innbyggere og virksomheter på alle fagområder skjer digitalt. Målet er at 30% av alle publikumshenvendelser skal skje digitalt i 2012 og 50% i 2015. KL har anslått følgende kostnader for kommunene ved ulike typer publikumshenvendelser:
Digital henvendelse (forutsatt integrasjon mot fagsystemer) 5 kr.

• Digital henvendelse (forutsatt integrasjon mot fagsystemer) 5 kr.
• Telefonisk henvendelse 50 kr.
• Personlig frammøte 100 kr.
• Skriftlig henvendelse (brev, epost o.l) 120 kr.

50 % digitalisering av nåværende ca. 33 mill. henvendelser til kommunene på landsplan, er på bakgrunn av ovenstående kostnader anslått å kunne frigjøre inntil 350 mill. kr. i 2012 og inntil 700 mill. kr. årlig fra 2015. Det tas sikte på at gevinstpotensialet skal realiseres ved å sette fokus på tre innsatsområder:

• Effektive og velfungerende løsninger
• Kommunikasjonsstrategi
• Digital kompetanse

Danske kommuner har allerede kommet langt når det gjelder digitalisering av innbyggerrettede tjenester, men det gjenstår likevel mye når det gjelder integrasjon mot bakenforliggende systemer. Det tas nå sikte på å gjennomgå alle prosesser og automatisere disse i størst mulig grad. Alle selvbetjeningsløsninger skal også oppfylle eksisterende obligatoriske krav til åpne standarder og tilgjengelighet.

I Danmark, som i Norge, opplever kommunene at innbyggerne i utilstrekkelig grad benytter elektroniske selvbetjeningsløsninger, selv om de er tilgjengelige. Det anbefales derfor at kommunene iverksetter strategiske tiltak for å sikre at innbyggerne bruker den digitale kanalen mest mulig. Aktuelle tiltak kan være endring av åpningstider, begrensning i tilgang til papirblanketter, differensierte svartider, pris på tjenester avhengig av kontaktmåte, til og med stenging av muligheten for annet enn elektronisk henvendelse på enkelte områder.

Ikke alle innbyggere som er i kontakt med kommunen er vant til å bruke Internett. Undersøkelser viser likevel at de fleste er villig til å bruke digitale tjenester hvis de får hjelp til å bruke dem. Det er derfor viktig at kommunalt ansatte er behjelpelige med å få innbyggere og virksomheter over på digitale tjenester. Gjennom kompetanseutvikling skal derfor medarbeidere som har kontakt med publikum bli «digitale ambassadører» med ansvar for å gi støtte og veiledning i bruk av alle løsninger som kommunen tilbyr.

De fire fagområdestrategiene

De fire fagområdestrategiene omsetter og realiserer felles, strategiske målsettinger gjennom initiativ på følgende oppgaveområder:
1.Sysselsetting
2.Sosial og helse
3.Teknikk og miljø
4.Oppvekst og kultur

Der er i de enkelte fagområdestrategier definert strategiske innsatsområder og initiativ. Det enkelte initiativ inneholder mål for hva kommunene skal oppnå med initiativet, og hvilke effekter som oppnås.

Handlings- og investeringsplanen

Handlings- og investeringsplanen skal utarbeides av KL etter at strategien er vedtatt og vil på en samlet tidslinje og på initiativnivå inneholde finansieringsmodell og rollefordeling mellom kommunene, KL og KOMBIT. Planen vil derved kunne inngå som element i kommunenes egne strategier.

Strategidokumentet høringsversjon