Kommunene må ha en god strategi på IKT-området

Kommunene har ansvar for et stort og mangfoldig tjenestetilbud til innbyggerne og næringslivet i kommunen. Det er stor variasjon i brukernes behov, og det er store variasjoner i behovene til de som skal levere tjenestene. I tillegg skal kommunene samhandle med statlige virksomheter, ikke minst i helsesektoren. Dette er forretningskritiske prosesser som skal håndteres i et IKT-perspektiv. 

Endret strategi i Bergen
Lars Tveit er direktør for Seksjon konkurranse og utvikling i Bergen kommune. Seksjonen består av avdelingene portalorganisasjonen, IKT-forretningsutvikling, prosjekt og rådgivning.

I seksjonen han leder har det vært en endring i strategi, et skifte fra teknologi og system til løsninger og behov, fra innvortes bruk til innbygger og samfunnsfokus og fra leverandører av teknologi til samarbeidspartnere. Det har samtidig vært en profesjonalisering av IKT-området og IKT har gått fra å være et administrativt ansvar til også et politisk verktøy for å utvikle kommunens tjenester. 

Konsernstrategi
På spørsmålet om hva som er de viktigste utfordringene for kommunene på IKT-området er Lars Tveit helt klar.
- Styring og samordning er viktigst – å ha en forankring i en konsernstrategi for fellesløsninger i kommunen, slik at at alle fagenhetene arbeider i tråd med det som er kommunens overordnede behov. Det er også viktig at man har en sterk fagkompetanse på området slik at man får til en utvikling. Når det gjelder strategiske felleskomponenter så må man ha gode og robuste arkitekturer i bunnen, mener han.

Integrasjon
- Det er en kompleks verden. Derfor er samordning og styring så viktig, sier Tveit.
De tjenestene kommunen produserer er integrerte, slik at man i en prosess har opptil flere systemer som snakker sammen. Det er også viktig med profesjonalitet overfor andre aktører, som helseforetakene, der man også skal ha integrasjon utenfor kommunen. Standardisering og det å ha elementer som bygger på en felles plattform er svært viktig. Både for å ha effektive løsninger, men også for å produsere gode framtidige tjenester for innbyggere og næringsliv. Eksempelvis kommer det i nær fremtid svært spennende tjenester i samhandling med Altinn, der kommunens tjenesteproduksjon blir integrert med statlige tjenester.

Styring – og frihet
- Hvilke muligheter har kommunene for samordnet styring av IKT-bruken?
- Det varierer svært mye. Det som kreves er at man har en god strategisk forankring i kommunens politiske og administrative ledelse. Har man ikke det, så er styring svært vanskelig. Det er en kombinasjon av det å ha et overordnet mandat, samtidig som fagenhetene må ha frihet til selv å utvikle sine tjenesteområder. Faren man skal vær oppmerksom på er å unngå å falle tilbake til de gamle måtene å jobbe på der fagenhetene gjør som de vil, og så får vi ingen samkjøring.

Ledelsen må ta ansvar
- Hvilke utfordringer eller barrierer ser du?
- De største utfordringene ligger på det organisatoriske og på det å forstå den strategiske betydningen av området, sier Tveit. Han tror de fleste skjønner at dette er viktig, men at mange vegrer seg for å gå inn i materien fordi det er komplisert. Det betyr at man må sikre en god kompetanse og forståelse i kommunens toppledelse. Det man dessverre helt klart har sett er en svak forståelse og eierskap til ledelse i kommunesektoren. Mange tror IKT-området er noe man overlater til teknologer, mens man egentlig bør se på det som et strategisk virkemiddel for at kommunen skal kunne utvikle seg i riktig retning.

Virkemidler for samordning
- I de enkelte kommunene er virkemidlene for å få til effektiv samordning styrt av de mandatene og midlene man får tilført. Mellom kommunene er det mye vanskeligere å samordne.
En del kommuner har etablert strategiske samarbeid på IKT-området, men Tveit mener de fleste legger listen for lavt når det gjelder ambisjonsnivå. De blir mer fokusert på teknologi enn strategi og forretningsmessige løsninger. Han tror nøkkelen er å løfte blikket, å se mer på tjenesteutviklingsperspektivet enn teknologiutviklingen. Da har man et godt fundament for å oppnå standardiseringer, ikke minst når det gjelder arkitektur, og kan fokusere på det viktigste, utvikling av nye, og bedre tjenester for innbyggere og næringsliv. Tjenester som gjør at de kan møte kommunen på en annen måte, for eksempel gjennom elektroniske tjenester på nettet.  

Tredeling i Bergen
- Hvordan har Bergen kommune løst dette?
- Bergen kommune har som alle kommuner mange utfordringer. I de siste fire-fem årene har vi jobbet med å få på plass en overordnet strategisk styring av IKT-området. Dette er forankret i kommunens politiske og administrative ledelse, og det er etablert en konsernenhet som har ansvar for IKT-området. Konsernet tar ansvar for tjenester der alle fagenheter er brukere.

I hver enkelt fagenhet er det så etablert fagmiljøer som har ansvar for IKT-området. Fagenhetene tar ansvar for sine systemer og løsninger samt utnyttelse av konsernløsningene. Det siste, og minst like viktige, elementet er at det er etablert en selvstendig driftsenhet med ansvar for drift og vedlikehold av systemer og infrastruktur. Dette er en struktur med klar ansvarsfordeling, der man er i stand til å ha en strategisk utvikling på konsernnivå samtidig som man har sterk fokus på den operasjonelle driften. Fagenhetene får anledning til å fokusere på fagtjenestene, men samordnet med det som er konsernets behov for standardising og gjeldende strategier for anskaffelser og innføring av nye tjenester. Det har gjort at man har klart å få til en utvikling som ville vært svært vanskelig om man hadde organisert seg på en annen måte. Det dreier seg altså mye om mandat, organisering, fullmakt og eierskap i konserndelen, avslutter Lars Tveit i Bergen kommune.

Lars Tveit er en av foredragsholderne på eKommune-konferansen 2010. Han er opptatt av IKT som en del av virksomhetens strategi og ledelsens ansvar. Denne artikkelen ble publisert i KS Aktuelt nr. 2/2010.

Les mer om eKommune-konferansen på http://ksk.event123.no/eKommune2010/