Noark 5 – ny tid for arkivansvarlige

Utforming av standarden tilsier at de beste løsninger kommer når kundene selv tar den i bruk. Først da vil potensialet i en åpen modell kunne ses. Det er også min påstand at standarden forutsetter at arkivleder både tar et større helhetlig organisatorisk arkivansvar, samt i større grad rendyrker sin kompetanse innenfor digital arkivdanning enn det vi ser i dag.

Fra spesifikasjon til standard
Noark 5 er ikke en kravspesifikasjon men en standard. Med dette er en lang tradisjon innen utforming av norske arkivstandarder avsluttet. Den nye standarden stiller færre detaljerte og obligatoriske krav til funksjonalitet i et sak- og arkivsystem, både når det gjelder saksbehandling, sikkerhet og arkivering. Standarden beskriver ikke en konkret løsning, men stiller opp rammer. Det blir derfor meningsløst å henvende seg til en leverandør om at man ønsker en Noark 5 løsning og vise til standarden. Like meningsløst vil det være å kjøpe hyllevare og tenke at nå er arkivering sikret. Dette er Noark 5s store styrke, men kan også bli dens svakhet. 

Åpning for fagsystemer
Noark 5 skal være åpen slik at alle typer arkivdanning skal kunne håndteres. Det var en av de store manglene ved Noark 4 standarden at den i for stor grad spesifiserte generell saksbehandling, og slik avgrenset seg mot mer spesialiserte fagområder. Det var rett og slett ikke mulig å ivareta alle faglige behov dersom fagsystemet skulle bygges etter Noark 4.

Sentrale saksbehandlingsløsninger i kommunen kan fra et arkivståsted deles i tre hovedgrupper. Inndelingen er basert på kravene i arkivforskriften om Noark standardens anvendelse.

Den første gruppen er de generelle sak- og arkivløsningene. Det store flertallet kommuner har i dag ett hver av disse, og de er utelukkende basert på Noark eller Koark standard.

Den andre hovedgruppen omfatter saksbehandlings- og fagsystem for spesialiserte fagområder. Kommunen benytter slike spesialiserte løsninger innen fagområdene sosial, barnevern, omsorg, personal, oppvekst, landbruk, kultur osv. Så å si alle disse løsningene har (eller burde hatt) funksjoner for føring av elektronisk postjournal og arkivering. Disse er omfattet av kravene i forskriften om Noark standard, og dersom de skal benyttes til helelektronisk arkiv skal de baseres på Noark 4 eller 5, samt følge gjeldende krav til elektronisk arkivering av saksdokumenter. Det er pr i dag kun få leverandører som har tilpasset løsningene sine til disse kravene. I en gjennomsnittlig kommune utgjør de spesialiserte fagsystemene kanskje 70 prosent av saksområdene. Den manglende Noark tilpasningen har derfor bidratt til at en vesentlig del saksbehandlingen unntas innsynsbehandling etter offentlighetsloven og medvirker til en forsinket overgang til helelektronisk arkivering.

Den tredje kategorien er registre og fagsystemer som ikke inneholder saksbehandling og vedtak. Disse omfattes ikke av kravet om Noark standard, men de er underlagt krav om avlevering fordi mange har arkivinformasjon. I kommunene er den største gruppen pasientjournalsystemer og løsninger for regnskapsføring og lønnsutbetalinger.

En forutsetning for en god utnyttelse av åpenheten i Noark 5 er at arkivledelsen tar ansvar for helheten i den digitale arkivdanningen i organisasjonen. I første rekke er det helt vesentlig å få oversikt over hvilke systemer som benyttes, hvilken funksjonalitet og hvilke dokumenter og informasjon som produseres og lagres. Kartlegging bør gjennomføres med utgangspunkt i kravsettet i arkivforskriften, men det er viktig å få oversikt over samtlige systemer i bruk (eller som har vært i bruk) før man vurderer bevaringsverdighet. Det er viktig å se etter funksjoner for journalføring av inn- og utgående post og behandling og arkivering av saksdokumenter forøvrig som tilsier journalføring. Kartleggingen vil være nøkkelen til all elektronisk arkivbevaring og arkivdanningen. Bl. a. vil en raskt få samlet oversikt over hvilke systemer Noark standarden kommer til anvendelse for, hvor man oppfyller og hvor man ikke oppfyller. Kartleggingen vil også være et godt planleggingsverktøy for hvordan standarden skal tas i bruk i organisasjonen.

Modulisering av kravene
Noark 5 er spesifisert i tre nivåer med krav til en indre kjerne, en ytre kjerne og krav til en komplett løsning.

Indre kjerne inneholder krav til grunnleggende journal- og arkivfunksjonalitet. Kravene her beskriver arkivstruktur med metadata, slik som arkiv, arkivdel, mappe, registrering osv. Videre beskrives krav til de moduler som må inngå i kjernen, det vil si dokumentfangst, gjenfinning, administrasjon av kjernen, bevaring og kassasjon og avlevering.

Ytre kjerne inneholder krav til eksterne, valgfrie forsystemer som nødvendigvis må kobles til kjernen for at løsningen skal være en journal- og arkivløsning. Disse kan utformes etter kommunens behov men det stilles krav bl. a. til låsing av metadata/dokumenter, saksbehandling, roller og rettigheter osv for at indre kjerne kombinert med et eller flere forsystem skal danne et helhetlig arkivsystemmiljø og godkjennes som en Noark 5 løsning.

Komplett Noark 5 inneholder krav og anbefalinger til en komplett sak-/arkivløsning, som for en bruker vil ligne dagens Noark 4 systemer. Hensikten med denne fristillingen i forhold til kjernekrav er å la det være mer opp til kunde og leverandør å lage løsninger som best tilfredsstiller organets behov, men samtidig legge noen føringer som ivaretar god journal- og arkivføring. 

Denne inndeling er en konseptuel beskrivelse og betyr ikke at systemene skal ha disse som teknisk definerte lag. Kravene kan knyttes til et enkelt system eller de kan fordeles på flere løsninger slik at de danner en helhetlig ”arkivarkitektur”. På denne måte legges det opp til at kunder kan bestille fagsystemflater med arkiveringsfunksjonalitet mot en eller flere kjerner, og ikke separate systemer med hver sin kjerne. En slik helhetlig arkitektonisk løsning vil gi langt større muligheter for styring av digital arkivdanning i organisasjonen. Samtidig gir det muligheten for skille mellom arbeidsflaten for saksbehandlere og arkivpersonale i motsetning til slik det har vært i Noark 4 løsninger, der saksbehandlere har måttet forhold seg til arkivterminologi. 

Utfordringen i en slik løsning er imidlertid å planlegge hvordan en løsning med en arkivkjerne kan fases inn i den arkitekturen som allerede eksisterer med ett sak-/arkivsystem og flere fagsystemer. I standarden omtales dette som forholdet mellom forsystemer og kjernen, der saksbehandlingssystemer og fagsystemer er forsystemer mens kjernen er arkivet. Skal man velge å en kjerne for hvert forsystem eller en løsning der en kjerne tar imot arkivinformasjon fra flere forsystem. Dette krever planlegging og det er viktig at arkivtjenesten deltar aktivt. 

Utnyttelse av den nye standarden forutsetter at arkivledelsen for det første tar et organisatorisk og overordnet ansvar for digital arkivdanning i organisasjonen. For det andre forutsetter standarden at arkivansvarlig rendyrker sitt kompetanseområde innen for det vi kan kalle moderne arkivdanning.

Helhetlig arkivansvar
Undertegnedes erfaring fra arbeid med rådgivning innen arkiv og arkivtjenester er at kommunal ledelse og fagpersoner ikke tar arkivansvaret alvorlig nok. Arkivansvaret har en tendens til å være sentrert rundt en felles arkivtjeneste og et felles sak-/arkivsystem. Jo lenger ut i organisasjonen man kommer med større avstand til dette fellesarkivet, desto lavere blir kvaliteten på det som foregår. Dette må endres, og muligheten for dette er bedre enn noen gang med overgang til elektronisk saksflyt og arkiv, og implementering av gode Noark 5 løsninger. 

En forutsetning er at arkivledelsen får tildelt en mer sentral rolle og tar et større ansvar innen sitt fagområde i organisasjonen. Arkivansvarlig må bl. a. delta i arbeidet med anskaffelser av alle typer sak- og fagsystemer med muligheten til å påvirke på en slik måte at arkivering/arkivdanning finner sted.

Arkivansvarlig kan også med fordel utøve ansvaret sitt på en aktiv og synlig måte, både oppad og nedad i organisasjonen. Den nevnte kartleggingen av organisasjonene og hvilke fagområder og systemer som faller inn under ansvaret er viktig. Resultatet og hvilke oppfølgingspunkter som er nødvendige må rapporteres for ledelsen. Målsettingen kan f.eks være å få lagt en plan for en systemarkitektur som ivaretar kravene i arkivloven i en tidlig fase for alle systemer som omfattes. En slik oversikt gir et bedre grunnlag for å gjøre riktige valg når standarden skal implementeres på et senere tidspunkt. 

Rendyrke kompetanse innen moderne arkivdanning
På det faglige planet er det viktig at arkivledelsen og arkivtjenesten viser at de har en spesialisert kompetanse og at de kan fremme faglige krav til ulike fagsystemer og organisasjonen rundt disse. 

Det betinger imidlertid at arkivtjenesten må opparbeide større grad av forståelse og kunnskap om de saksbehandlingsprosessene som fagavdelingene driver og hva slags dokumentasjon fagsystemene produserer. Det innebærer å kartlegge hvilke deler av prosessene som resulterer i at det dannes arkivdokumentasjon og hvilke funksjoner i fagsystemet som støtter disse prosessene og arkivdanningen. Arkivet må også være i stand til å identifisere saksbehandlingsprosesser som ikke støttes med tilstrekkelig arkivdokumentasjon, og i slike tilfeller kunne stille krav om dette. 

Ved anskaffelse og implementering av en Noark-5 kjerne vil det være en oppgave for arkivledelsen å få oversikt over all produksjon av informasjon eller dokumenter med arkivverdi fra de forsystemene som skal benytte kjernen som arkiv. Videre å stille krav om nødvendig funksjonalitet for en arkiveringsløsning slik at den arkivverdige dokumentasjonen ivaretas. 

En god Noark 5 implementering forutsetter at arkivledelsen og arkivtjenesten altså tar tilbake kontrollen med det som har arkivverdi i hele kommunens informasjonsproduksjon. Arkivet får da ansvar for både kommunens saksarkiv med journalføringen og offentlig journal, samt ansvar for drift og kvalitetssikring av arkivdanning i en arkivkjerne som grenssnitt mot flere fagsystemer.