Artikkel, sist endret 16.09.10 08:44
Risiko for tap av dokumentasjon i kommunene
Skrevet av Kristin Tveitnes
I en ny rapport fra Riksrevisjonen kritiseres kommunenes og fylkeskommunenes arbeid med å sikre og tilgjengeliggjøre bevaringsverdig dokumentasjon.
Riksrevisjonens gjennomgang viser at få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Rapporten ble overlevert Stortinget 8. september.
For systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i sektoren er situasjonen særlig kritisk. - Disse fagsystemene forvalter sentral rettighetsdokumentasjon for innbyggerne. Det er alvorlig at dokumentasjon fra fagsystemene bare i få tilfeller har blitt sikret for framtiden, sier riksrevisor Jørgen Kosmo i en pressemelding.
Undersøkelsen viser også at Kulturdepartementets overordnede styring og oppfølging av sektoren er mangelfull.
eKommune 2012
Arkivering og saksbehandling er viet et eget kapittel i KS' strategi- og handlingsplan eKommune 2012 - lokal digital agenda. Forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Både arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven stiller krav til offentlige organer når det gjelder arkiv. Arkivloven og forskriftene gjelder for alle typer arkiv og stiller krav til oppbevaring, håndtering og tilgjengeliggjøring. Dette gjelder også informasjon og dokumentasjon som håndteres i sak-/arkivsystem og fagsystem.
Rutiner og digitale saksarkiv
I eKommune-planen er det et mål at kommuner og fylkeskommuner i løpet av 2009 skal ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi.
Faggruppe for dokumentasjon og arkiv
Et av tiltakene i eKommune 2012 er opprettelse av en faggruppe for elektronisk arkiv under KS IKT-forum. Faggruppen for dokumentasjon og arkiv er et rådgivende organ og skal blant annet bidra til å realisere mål i eKommune 2012 knyttet til saksbehandling og arkivering, integrasjon, åpne standarder, sikkerhet og bruk av fri programvare.
Faggruppen ble etablert høsten 2009 og skal ivareta interesser og behov knyttet til bestemmelser i lov og forskrift som regulerer dokumenthåndteringen i kommunesektoren og være høringsinstans for KS. I tillegg skal faggruppen bidra til kompetanseheving og erfaringsutveksling og sette viktige spørsmål på sitt fagområde på dagsordenen.
Les mer om Riksrevisjonens rapport (Riksrevisjonens nettsider)
eKommune 2012 - lokal digital agenda
Faggruppe for dokumentasjon og arkiv