Sjekkliste Noark 5

Det er KS arkivgruppe som så behovet for en sjekkliste. En viktigste forskjellen mellom Noark 4 og Noark 5 er at den tette koblingen er tonet ned, ved at det kun stilles obligatoriske krav til arkivfunksjonaliteten. Dette åpner for en rekke nye muligheter, samtidig som det også blir mer krevende for kommunene å være kravstiller og gjennomføre en anskaffelse.

• I bruk som et sak- og arkivsystem er det i praksis svært liten forskjell mellom et Noark 4 system og en løsning basert på det komplette kravsettet i Noark 5 (Noark 5 komplett) 
• Kommunen kan fortsette å bruke sin eksisterende sak/arkivløsning (Noark 4-systemet) på samme måte som før. En oppgradering til Noark 5 av eksisterende sak/arkivløsning må vurderes ut fra behov og tilbudte funksjonalitetsforbedringer ved oppgradering. 
• En kommune kan ha flere journaler og flere arkiv. Det er fullt mulig å ha flere saksbehandlingssystemer (fagsystemer) med hvert sitt elektroniske arkiv basert på kravene til Noark 5 kjerne, eller systemene kan dele ett og samme elektroniske arkiv basert på Noark 5 kjerne. En kan også ha en blanding av selvstendige og delte kjerner i en kommune.

Gjennomføring av en anskaffelse bør organiseres som et prosjekt, der man setter sammen en tverrfaglig prosjektgruppe som dekker tjenestene arkiv, anskaffelse og IT, og samtidig tar med seg de fagmiljøene som har behov for bedre saksbehandlingsstøtte.
En offentlig anskaffelsesprosess er strengt regulert med en rekke krav, frister og bestemmelser omkring hva en får gjøre og ikke får gjøre. Difi har laget portalen, anskaffelser.no, for å bidra med støtte i en slik prosess.

Utgangspunktet for et prosjekt vil være en grundig gjennomgang av behovene i kommunen, sett opp mot de muligheter som anskaffelsen av en Noark 5-basert løsning vil medføre.

Sjekklisten under er tenkt som en huskeliste for deg som vurderer å anskaffe et nytt Noark 4/5 (komplett) godkjent sak -/arkiv system.